Outlook auf dem iPhone einrichten

Mit der App Microsoft Outlook hast Du E-Mails, Kalender und Kontakte Deines Firmenkontos auch auf dem iPhone oder iPad. Die Einrichtung dauert etwa 5 bis 10 Minuten.

Warum Outlook und nicht die Apple-Mail-App?

Für Firmenkonten verwenden wir die Outlook-App. Nur dort greifen die Schutzfunktionen für Firmendaten (z. B. PIN-Schutz und das Trennen von privaten und geschäftlichen Daten). Bei vielen Firmen ist die Apple-Mail-App für das Firmenkonto deshalb gesperrt.

Schritt 1: Outlook installieren

1. Öffne den App Store (blaues Symbol mit dem weißen „A“).
2. Tippe unten rechts auf Suchen (Lupe) und gib Microsoft Outlook ein.
3. Wähle den Eintrag Microsoft Outlook vom Anbieter Microsoft Corporation – Vorsicht vor Nachahmer-Apps mit ähnlichem Namen.
4. Tippe auf Laden (bzw. auf das Wolken-Symbol, wenn Du die App schon einmal hattest) und bestätige mit Face ID, Touch ID oder Deinem Apple-ID-Passwort.
5. Ist Outlook schon installiert, steht dort Öffnen – dann direkt weiter mit Schritt 2. Steht dort Aktualisieren, installiere zuerst das Update.

Schritt 2: Firmenkonto hinzufügen

1. Öffne Outlook. Beim ersten Start fragt die App eventuell, ob sie gefundene Konten hinzufügen soll – wähle nur Dein Firmenkonto aus oder tippe auf Konto hinzufügen.
2. Gib Deine geschäftliche E-Mail-Adresse ein (z. B. vorname.nachname@firma.de) und tippe auf Konto hinzufügen bzw. Weiter.
3. Es öffnet sich die Microsoft-Anmeldeseite. Gib Dein Passwort ein und tippe auf Anmelden.
4. Anmeldung bestätigen: Erscheint eine Zahl, tippe sie in der App Microsoft Authenticator ein und bestätige mit Ja (siehe Anleitung „Microsoft Authenticator einrichten“).
5. Fragt Outlook, ob Du ein weiteres Konto hinzufügen möchtest, tippe auf Vielleicht später. Die kurzen Vorstellungs-Bildschirme kannst Du überspringen.
6. Erlaube Mitteilungen, damit Du über neue Mails und Termine informiert wirst.

Schritt 3: Schutz für Firmendaten (falls angezeigt)

Werden die Firmendaten bei Euch zentral geschützt (Microsoft Intune), meldet Outlook zum Beispiel „Ihre Organisation schützt jetzt ihre Daten in dieser App“.

• Outlook startet dann einmal neu – das ist normal.
• Anschließend legst Du eine PIN für die App fest bzw. bestätigst mit Face ID. Diese PIN ist nur für Outlook und hat nichts mit Deiner Handy-PIN zu tun.
• Wirst Du aufgefordert, die App Intune-Unternehmensportal zu installieren, installiere sie ebenfalls aus dem App Store, melde Dich darin mit dem Firmenkonto an und folge den Hinweisen.

Gut zu wissen

• Kalender: Unten auf Kalender tippen. Termine aus der Firma siehst Du sofort, Einladungen nimmst Du direkt in der Mail an.
• Signatur: Oben links auf Dein Profilbild → Zahnrad (Einstellungen) → Signatur. Am Handy ist standardmäßig „Outlook für iOS herunterladen“ eingetragen – das kannst Du ändern.
• Posteingang mit „Relevant“ und „Sonstige“: Outlook sortiert unwichtigere Mails in „Sonstige“. Wer alles in einer Liste möchte: Einstellungen → Posteingang mit Relevanz ausschalten.
• Freigegebenes Postfach (z. B. info@): Einstellungen → Konto hinzufügen → Freigegebenes Postfach hinzufügen.
• Kontakte im iPhone-Telefonbuch: Einstellungen → Dein Konto → Kontakte speichern – dann zeigt das iPhone bei Anrufen den Namen.

Klappt nicht?

• „Kennwort falsch“: Prüfe die Schreibweise der E-Mail-Adresse und ob Du das Passwort kürzlich geändert hast.
• Die Anmeldeseite lädt immer wieder neu: Outlook komplett schließen (vom unteren Bildschirmrand nach oben wischen und Outlook nach oben wegschieben) und neu starten.
• Keine neuen Mails: Hat Outlook in den iPhone-Einstellungen unter Mitteilungen und Hintergrundaktualisierung die Erlaubnis?

Ausführliche Anleitung von Microsoft (mit Bildern)

Kommst Du nicht weiter? Stell einfach eine Anfrage im Servicedesk – am besten mit einem Foto oder Screenshot der Stelle, an der es hakt. Wir helfen gern.