Abwesenheitsnotiz einrichten

Mit einer Abwesenheitsnotiz (in Outlook „Automatische Antworten“) bekommen Absender automatisch eine Antwort, solange Du nicht da bist – zum Beispiel im Urlaub, auf Dienstreise oder bei Krankheit. Die Notiz wird auf dem Server gespeichert: Sie funktioniert also auch, wenn Dein PC ausgeschaltet ist, und Du kannst sie am PC, im Browser oder am Handy einstellen.

Welches Outlook habe ich?

• Neues Outlook bzw. Outlook im Web (outlook.office.com): Oben rechts gibt es ein Zahnrad, oben links steht oft ein Schalter „Neues Outlook“.
• Klassisches Outlook (Windows): Oben links gibt es das Menü Datei.

Im neuen Outlook und in Outlook im Web

1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad (Einstellungen).
2. Wähle Konten → Automatische Antworten.
3. Schalte Automatische Antworten aktivieren ein.
4. Setze ein Häkchen bei Antworten nur während eines Zeitraums senden und wähle Startzeit und Endzeit.
5. Schreib Deinen Text in das obere Feld (für Kollegen in der Firma).
6. Setze ein Häkchen bei Antworten an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden und trage dort den Text für Kunden und Lieferanten ein. Du kannst wählen, ob nur Deine Kontakte oder alle externen Absender die Antwort bekommen.
7. Klicke auf Speichern.

Im klassischen Outlook (Windows)

1. Klicke auf Datei → Automatische Antworten (Abwesenheit).
2. Wähle Automatische Antworten senden.
3. Setze das Häkchen Nur in diesem Zeitraum senden und trage Beginn und Ende ein.
4. Schreib den Text im Reiter Innerhalb meiner Organisation.
5. Wechsle zum Reiter Außerhalb meiner Organisation, setze das Häkchen Automatische Antworten an Personen außerhalb meiner Organisation senden und trage den Text für externe Absender ein.
6. Mit OK bestätigen. Solange die Notiz aktiv ist, zeigt Outlook oben einen gelben Hinweis.

In der Outlook-App auf dem Handy

1. Oben links auf Dein Profilbild tippen → Zahnrad (Einstellungen).
2. Dein Firmenkonto antippen → Automatische Antworten.
3. Einschalten, Zeitraum wählen, Text eintragen und oben rechts mit dem Haken speichern.

Textvorschlag

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich TT.MM. nicht im Büro und lese meine E-Mails in dieser Zeit nicht. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Name (E-Mail, Telefon). Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet.

Gut zu wissen

• Jeder Absender bekommt die Antwort nur einmal während der Abwesenheit, nicht bei jeder Mail.
• Schreib nicht, wohin Du verreist – die Notiz geht auch an Fremde.
• Soll eine Kollegin Deine Mails in der Zeit bearbeiten, sprich das mit uns ab – eine Weiterleitung oder Stellvertretung richten wir gern ein.

Kommst Du nicht weiter? Stell einfach eine Anfrage im Servicedesk – am besten mit einem Foto oder Screenshot der Stelle, an der es hakt. Wir helfen gern.